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Mise en route

Les réglages à faire, dans l'ordre, pour préparer un établissement avant d'accueillir enseignants et élèves.

#Le principe

Dans U2GESCO, chaque élément s'appuie sur ceux qui le précèdent : on ne peut pas inscrire un élève sans classe, ni créer une classe sans année scolaire. Suivre l'ordre ci-dessous évite d'être bloqué en cours de route.

#Les étapes

Découpez l'année en périodes

Créez les trimestres ou semestres, avec leurs dates et leur date limite de saisie des notes, puis leurs séquences.

Où le trouverMenuPériodes

→ Périodes et séquences

Créez les matières

Chaque matière porte un code et appartient à un groupe de matières.

Où le trouverMenuMatières

→ Matières et salles

Créez les classes

Une classe par division, avec son niveau et sa capacité. Si l'établissement fonctionnait déjà l'an dernier, répliquez les classes de l'année précédente.

Où le trouverMenuClasses

→ Classes

Déclarez les salles

Elles serviront à construire l'emploi du temps.

Où le trouverMenuSalles

Réglez la notation

Définissez votre barème et ses mentions, puis les coefficients de chaque matière, classe par classe.

Où le trouverParamètresÉvaluation & Notation

→ Notation et coefficients

Choisissez le format des matricules

Décidez si les matricules des élèves et les identifiants du personnel sont générés automatiquement ou saisis à la main.

Où le trouverParamètresIdentité & AccèsConfiguration des identifiants

→ Paramètres

Créez les enseignants

Enregistrez chaque enseignant, puis affectez-lui ses matières et ses classes. Désignez ensuite le professeur titulaire de chaque classe.

Où le trouverMenuEnseignants

→ Enseignants

Préparez les finances

Dans l'ordre :

les types de compte et les catégories de transaction ;
au moins un compte de trésorerie ;
les catégories de frais, dont celle des frais d'inscription ;
les tarifs par niveau.

→ Comptabilité et Frais de scolarité

Créez les comptes de caisse

Si un caissier encaisse au guichet, créez son compte et réglez ce qu'il a le droit de faire.

Où le trouverMenuCaissiers

→ Caissiers

Accueillez les élèves

Vous pouvez maintenant enregistrer les élèves, traiter les admissions et inscrire.

→ Élèves, Admissions, Inscriptions

Construisez l'emploi du temps

Planifiez les séances de cours : classe, enseignant, matière, salle et horaire.

Où le trouverMenuSessions de cours

→ Emploi du temps

#Liste de contrôle

Avant la rentrée, vérifiez chaque point.

#Les blocages les plus fréquents au démarrage

Message	Ce qui manque	Où le régler
« Aucune année scolaire n'est actuellement en cours. »	Une année « En cours »	Auprès de l'administrateur
« Les périodes ne peuvent être créées que pour l'année scolaire en cours. »	Vous avez choisi une autre année	Sélectionnez l'année en cours
« L'enseignant n'est pas assigné à cette matière » / « … à cette classe »	L'affectation de l'enseignant	Enseignants
« Aucun compte de trésorerie actif n'a été trouvé »	Un compte actif	Comptabilité
« Aucune catégorie de transaction n'est configurée pour les paiements de scolarité. »	La catégorie dédiée	Paramètres › Catégories de transaction
« Aucun frais d'inscription n'est configuré pour ce niveau. »	Un tarif d'inscription pour le niveau	Frais de scolarité › Tarifs

#À chaque nouvelle rentrée

Une fois que l'administrateur a activé la nouvelle année :

Répliquez les classes de l'année précédente (Classes › Répliquer les classes).
Créez les périodes de la nouvelle année.
Vérifiez les tarifs et les coefficients.
Lancez les réinscriptions (Inscriptions › Réinscription).
Reconstruisez l'emploi du temps.