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Comptabilité
Créer les comptes de trésorerie, enregistrer recettes et dépenses, et éditer le journal des transactions et le rapport des flux.
#Les notions
| Notion | Définition | Exemple |
|---|---|---|
| Compte | Un endroit où se trouve l'argent de l'établissement | Caisse principale, compte bancaire, compte mobile money |
| Type de compte | La nature du compte ; elle détermine les informations à renseigner | Caisse, Banque, Mobile Money |
| Transaction | Une entrée ou une sortie d'argent sur un compte | Un paiement de scolarité, un achat de fournitures |
| Catégorie de transaction | Le motif de la transaction | Scolarité, Fournitures, Salaires |
L'écran présente deux listes : les Comptes et les Transactions.
#Étapes préalables
Deux listes se préparent dans les paramètres, avant de créer un compte ou une transaction.
#Les types de compte
Cliquez sur Nouveau type et renseignez :
| Champ | Précision |
|---|---|
| Nom | Par exemple « Banque » |
| Nécessite des coordonnées bancaires | Cochez pour un type bancaire : le numéro de compte et la banque seront demandés |
| Nécessite un opérateur mobile money | Cochez pour un type mobile money : le téléphone et l'opérateur seront demandés |
| Type actif | Décochez pour retirer le type du choix |
#Les catégories de transaction
Cliquez sur Nouvelle catégorie, saisissez son Nom, puis indiquez éventuellement son usage :
| Case à cocher | Effet |
|---|---|
| Utiliser cette catégorie pour les paiements de scolarité | Les encaissements de scolarité seront classés automatiquement dans cette catégorie |
| Utiliser cette catégorie pour les souscriptions aux options payantes | Idem pour les options : cantine, transport… |
| Utiliser cette catégorie pour les frais d'inscription | Idem pour les frais d'inscription |
#Créer un compte
Cliquez sur « Nouveau compte »
Identifiez le compte
| Champ | Précision |
|---|---|
| Nom du compte | Le nom affiché dans les listes |
| Code du compte | Un code unique ; vérifié pendant la saisie |
| Type de compte | Parmi vos types de compte |
| Description | Par exemple « Compte utilisé pour les paiements de scolarité » |
Complétez selon le type
- Pour un type bancaire : Numéro de compte bancaire, Nom de la banque, et éventuellement le Code SWIFT / BIC.
- Pour un type mobile money : Téléphone Mobile Money et Opérateur Mobile Money.
Réglez le fonctionnement
| Champ | Précision |
|---|---|
| Solde initial | Le montant présent à la création ; il ne peut pas être négatif |
| Devise | La monnaie du compte |
| Plafond de transaction | Le montant maximal d'une opération ; « Aucun plafond » si vide |
| Accès réservé | Tous les rôles autorisés, Direction uniquement ou Comptable uniquement |
| Compte actif | Un compte inactif n'est plus proposé pour les encaissements |
Validez
Le message « Compte créé avec succès » confirme l'opération.
#Enregistrer une transaction
La plupart des transactions se créent toutes seules : chaque paiement de scolarité, d'inscription ou de transport enregistré ailleurs dans l'application apparaît ici. Vous n'avez à saisir que les autres mouvements : dépenses, recettes diverses.
Cliquez sur « Nouvelle transaction »
Remplissez le formulaire
| Champ | Précision |
|---|---|
| Compte | Le compte mouvementé |
| Type | Revenu (entrée d'argent) ou Dépense (sortie) |
| Catégorie | Le motif |
| Montant | Supérieur à 0 |
| Numéro de série | La référence de la pièce, unique |
Validez
Le message « Transaction créée avec succès » s'affiche et le solde du compte est mis à jour.
#Les contrôles
| Message | Explication |
|---|---|
| « Solde insuffisant. Disponible : … XAF » | Une dépense ne peut pas dépasser le solde du compte |
| « Le numéro de série existe déjà » | Chaque transaction porte une référence unique |
| « Veuillez saisir un montant valide supérieur à 0 » | Le montant est vide ou nul |
| « Le montant saisi est trop élevé. » | Le montant dépasse la limite admise |
#Consulter les transactions
| Filtre | Effet |
|---|---|
| Compte | Les mouvements d'un compte |
| Type | Revenus ou dépenses |
| Catégorie | Un motif précis |
| Du / Au | Une période |
Vous pouvez supprimer une transaction saisie par erreur : « Cette action est irréversible. »
#Les rapports
#Le journal des transactions
Le journal reprend les transactions affichées, en tenant compte des filtres actifs.
| Bouton | Résultat |
|---|---|
| Aperçu Journal PDF | Ouvre le journal dans un nouvel onglet |
| Télécharger PDF | Enregistre le journal en PDF |
| Télécharger Excel | Enregistre le journal dans un tableur, pour vos propres calculs |
#Le rapport des flux de trésorerie
Il présente les entrées et les sorties sur une période.
Ouvrez le « Rapport des flux de trésorerie »
Choisissez la période et le compte
Indiquez la Date de début et la Date de fin, puis un Compte — ou « Tous les comptes ».
Choisissez le format
Aperçu du rapport, Télécharger le rapport PDF ou Télécharger le rapport Excel.
« La date de début doit être antérieure à la date de fin » signale des dates inversées.
#Modifier ou supprimer un compte
- Le crayon ouvre le compte en modification.
- La corbeille le supprime, sauf s'il contient des transactions : « Impossible de supprimer ce compte car il contient des transactions ». Dans ce cas, décochez Compte actif pour le retirer de l'usage courant.
#Les alertes de trésorerie
Vous êtes notifié des événements inhabituels :
- une transaction annulée ;
- un écart de caisse constaté à la clôture d'une session ;
- une session de caisse rouverte.
Ces alertes portent le titre « Alerte trésorerie / Transaction suspecte ». Elles n'indiquent pas forcément une fraude, mais méritent d'être vérifiées.
#Rapprocher ses comptes
Une bonne habitude mensuelle :
- Filtrez les transactions sur un compte et sur le mois écoulé.
- Téléchargez le journal en Excel.
- Comparez-le à votre relevé bancaire ou à votre livre de caisse.
- Corrigez les écarts : transaction oubliée, doublon, erreur de montant.