Direction · page 17 sur 22
Frais de scolarité
Définir les tarifs et leurs échéances, suivre les paiements, appliquer une réduction, accorder une dérogation et relancer les impayés.
L'écran comporte deux onglets : Tarifs, pour définir ce que doivent les familles, et Suivi des paiements, pour savoir où chacune en est.
#Comment les frais s'organisent
La nature du frais : scolarité, cantine, inscription…
Le montant de cette catégorie pour un niveau et une année.
Le découpage du montant en tranches, chacune avec sa date limite.
Pour chaque élève : dû, payé, reste à payer.
#Étape préalable : les catégories de frais
Cliquez sur « Nouvelle catégorie »
Remplissez le formulaire
| Champ | Précision |
|---|---|
| Nom | Scolarité, Cantine, Inscription… |
| Description | Facultative |
| Récurrente par défaut (plusieurs échéances) | Cochez si le frais se règle en plusieurs fois |
| Frais d'inscription | Cochez pour désigner la catégorie des frais d'inscription de l'établissement |
| Catégorie active | Décochez pour la retirer du choix sans la supprimer |
#Définir un tarif
Dans l'onglet « Tarifs », cliquez sur « Nouveau tarif »
Choisissez à quoi il s'applique
| Champ | Précision |
|---|---|
| Année scolaire | L'année concernée |
| Catégorie | La catégorie de frais |
| Niveau | Le tarif vaut pour tout le niveau |
| Surcharge pour une classe (facultatif) | Pour fixer un montant différent dans une classe précise. Laissez « Aucune (tout le niveau) » sinon |
| Période | Une période précise, ou Annuel |
Fixez le montant et la réduction
- Montant — le total dû.
- Réduction par défaut (%) — un pourcentage appliqué d'office à tous les élèves concernés. Laissez 0 s'il n'y en a pas.
Configurez les échéances
Pour un frais payable en plusieurs fois, indiquez le Nombre d'échéances — au moins 2 — puis, pour chacune, son libellé, son montant et sa date d'échéance. Cliquez sur Ajouter une échéances pour chaque tranche.
Un compteur affiche le Total échéances et le Reste à répartir.
Validez
Le message « Tarif créé avec succès » confirme l'opération.
#La séquence de blocage
Le champ Séquence de blocage indique à partir de quelle séquence un impayé bloque l'accès aux bulletins de la famille. Par défaut, le blocage s'applique « dès la 1ère séquence ».
#Consulter et modifier un tarif
- Voir les échéances affiche le découpage d'un tarif ; Modifier les échéances permet de l'ajuster.
- Les filtres de l'onglet : année scolaire, période, niveau, classe et catégorie.
#Suivre les paiements
L'onglet Suivi des paiements liste, pour chaque élève et chaque échéance, le montant dû (après remise), le montant payé et le reste à payer.
#Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| À échoir | L'échéance n'est pas encore arrivée à terme |
| Partiellement payé | Une partie a été réglée |
| En retard | La date limite est dépassée et un solde reste dû |
| Payé | L'échéance est soldée |
#Retrouver une situation
Recherchez un élève par son nom, ou filtrez par année scolaire, période, niveau, classe, catégorie et statut. Le filtre sur le statut « En retard » donne la liste des impayés.
#Enregistrer un paiement
Cliquez sur « Enregistrer un paiement »
Sur la ligne de l'échéance concernée.
Renseignez le règlement
| Champ | Précision |
|---|---|
| Montant du versement | Il ne peut pas dépasser le solde restant dû |
| Compte de trésorerie | La caisse ou le compte qui reçoit l'argent |
| Mode de paiement | Espèces, Carte, Mobile money ou Chèque |
Confirmez le règlement
Le message « Paiement enregistré avec succès » s'affiche. Une transaction est créée en comptabilité, un reçu est généré et la famille est notifiée.
Un versement partiel est possible : l'échéance passe alors à « Partiellement payé ».
#Les reçus
Voir les reçus liste les versements d'une échéance. Chacun propose l'aperçu et le téléchargement du reçu, au format standard ou au format mobile, plus compact.
#Appliquer une réduction
Pour accorder une remise à un élève sur une échéance :
Cliquez sur « Appliquer une réduction »
Choisissez le type de réduction
| Type | Effet |
|---|---|
| Pourcentage | Une remise de 0 à 100 % |
| Montant fixe | Une remise en valeur |
| Aucune réduction | Retire une remise existante |
Indiquez le motif
Le Motif de la réduction est obligatoire dès que la remise n'est pas nulle : fratrie, difficulté financière, bourse…
#Accorder une dérogation
Une dérogation lève, pour un élève, les blocages liés à un impayé — par exemple l'accès à son bulletin.
Cliquez sur « Gérer la dérogation »
Sur la ligne de l'élève.
Saisissez le motif
Par exemple : « Bourse d'excellence », « litige de facturation ».
Cliquez sur « Accorder la dérogation »
La mention « Dérogation active », suivie du motif, apparaît sur la ligne.
Pour y mettre fin, cliquez sur Retirer la dérogation.
#Relancer les impayés
Filtrez la liste
Par classe ou par statut, pour cibler les familles concernées.
Cliquez sur « Relancer les impayés »
La fenêtre Relance groupée de paiement s'ouvre.
Rédigez le rappel
Renseignez le Titre du rappel et le Message du rappel, et vérifiez les élèves sélectionnés.
Envoyez
Le message « Rappels de paiement envoyés avec succès aux parents » confirme l'envoi.
« Aucun élève ayant un solde impayé trouvé dans la sélection actuelle » signifie que personne n'est à relancer avec les filtres en cours.
#Le relevé de compte d'un élève
Relevé de compte produit le relevé d'un élève en PDF : tout ce qu'il doit, tout ce qu'il a payé. À remettre à une famille qui demande un point sur sa situation.
#Les options payantes
Les options facultatives — cantine, transport… — proposées lors d'une inscription sur place se définissent à part.
Pour chaque option : son Nom, son Prix, et la case Option active.
#En cas de message d'erreur
| Message | Solution |
|---|---|
| « Un barème existe déjà pour cette classe / niveau, période et catégorie » | Modifiez le tarif existant au lieu d'en créer un autre |
| « Le nombre d'échéances doit être d'au moins 2 pour un frais récurrent » | Ajoutez une échéance, ou décochez la récurrence |
| « Le montant (…) dépasse le solde dû (…) » | Saisissez un montant inférieur ou égal au solde |
| « Un motif est requis lorsque la réduction est différente de 0 » | Saisissez le motif |
| « Aucune catégorie de transaction n'est configurée pour les paiements de scolarité. » | Cochez « Utiliser cette catégorie pour les paiements de scolarité » sur une catégorie : voir Comptabilité |
| « Aucun compte de trésorerie actif n'a été trouvé » | Créez ou activez un compte : voir Comptabilité |