Caissier · page 2 sur 6
Session de caisse
Ouvrir sa caisse en début de journée, suivre ses encaissements et la clôturer en déclarant le montant compté.
#Qu'est-ce qu'une session de caisse ?
Une session de caisse couvre une journée de travail d'un caissier. Elle enregistre tout ce que vous encaissez et décaissez entre l'ouverture et la clôture, et permet de vérifier, le soir, que le contenu de votre caisse correspond à ce qui a été enregistré.
Le matin, avant tout encaissement.
Chaque paiement est rattaché à la session.
Le soir, après comptage de la caisse.
#Ouvrir sa session
Ouvrez « Clôtures de caisse »
Si vous n'avez pas encore ouvert de session, l'écran indique : « Aucune session ouverte pour aujourd'hui ».
Cliquez sur « Ouvrir une session »
Le message « Session ouverte avec succès » s'affiche. Le bloc Session en cours apparaît, avec l'étiquette Ouverte et l'heure d'ouverture.
#Suivre sa session
Pendant la journée, le bloc Session en cours se met à jour.
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Ouverte à | L'heure d'ouverture |
| Total encaissé | La somme des recettes de la session |
| Total décaissé | La somme des dépenses de la session |
| Espèces attendues | Le montant qui devrait se trouver dans votre caisse |
| Par catégorie | La ventilation par nature d'opération |
Consultez Espèces attendues en cours de journée : c'est le chiffre auquel vous comparerez votre comptage.
#Clôturer sa session
Comptez votre caisse
Comptez les espèces présentes dans votre caisse, à l'écart, sans regarder l'écran. Notez le total.
Cliquez sur « Clôturer la session »
Saisissez le montant compté
Dans Montant compté en caisse. L'écran calcule aussitôt l'Écart avec les espèces attendues.
Justifiez un éventuel écart
Si le montant compté diffère du montant attendu, la Justification de l'écart est obligatoire.
Cliquez sur « Clôturer »
Le message « Session clôturée avec succès » s'affiche. La direction est notifiée de la clôture.
#En cas d'écart
Un écart signifie que votre caisse contient plus, ou moins, que ce qui a été enregistré.
#Avant de clôturer, vérifiez
- Recomptez la caisse.
- Cherchez un paiement non enregistré : une famille a payé, mais vous n'avez pas validé l'opération.
- Cherchez un mode de paiement erroné : un paiement par mobile money ou par chèque enregistré en espèces fausse le montant attendu.
- Cherchez une erreur de montant ou de rendu de monnaie.
#Si l'écart subsiste
Saisissez une justification précise et honnête : « Erreur de rendu de monnaie de 500 FCFA », « Paiement par chèque de 25 000 enregistré en espèces ».
#Après la clôture
Une session clôturée ne peut plus être modifiée. Si vous constatez une erreur après coup, prévenez la direction : elle seule peut rouvrir une session, en indiquant un motif.
#L'historique des clôtures
Le bloc Historique des clôtures liste vos sessions passées :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Le jour de la session |
| Caissier | Le caissier concerné |
| Total Recettes, Total Dépenses | Les montants de la journée |
| Écart | La différence constatée à la clôture |
| Statut | Ouverte ou Clôturée |
Filtrez par statut ou par date.
#Questions fréquentes
J'ai oublié de clôturer hier. Clôturez la session dès que possible, après avoir compté votre caisse, puis ouvrez celle du jour. Prévenez la direction.
Je n'arrive pas à enregistrer un paiement. Vérifiez que votre session est ouverte.
Deux caissiers peuvent-ils partager une session ? Non. Chaque caissier ouvre sa propre session, avec son propre compte.
Je dois m'absenter une heure. Laissez votre session ouverte, mais déconnectez-vous et mettez votre caisse en sécurité.