Caissier · page 3 sur 6
Inscription sur place
Inscrire un élève présent au guichet — sa fiche, son parent, sa classe, ses options — et encaisser dans la même opération.
#À quoi sert cet écran ?
L'inscription sur place permet d'inscrire un élève qui se présente au guichet avec sa famille, en une seule opération : vous créez sa fiche, rattachez son parent, choisissez sa classe, ajoutez ses options, puis encaissez.
#Avant de commencer
- Votre session de caisse est ouverte.
- Vous avez sous les yeux une pièce d'état civil de l'élève.
- Vous connaissez la classe demandée.
#Inscrire un élève
Renseignez l'élève
| Champ | Précision |
|---|---|
| Nom, Prénom | Tels qu'ils figurent sur l'acte de naissance |
| Date de naissance | |
| Photo | Prise avec la caméra ou importée, si possible |
Rattachez le parent
Trois possibilités :
| Choix | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Rechercher un parent existant | Le parent a déjà un compte, par exemple pour un autre enfant. Recherchez-le par nom, téléphone ou e-mail, puis sélectionnez-le |
| Nouveau parent | Première inscription de la famille. Saisissez le nom, le prénom, le téléphone et l'e-mail du parent |
| Aucun parent | « L'élève sera inscrit sans parent rattaché. Un parent pourra être ajouté plus tard. » |
Choisissez la classe
Sélectionnez le niveau, puis la classe.
Ajoutez les options payantes
Cochez les options souhaitées par la famille : cantine, transport… « Aucune option payante disponible » signifie que la direction n'en a pas défini.
Vérifiez le récapitulatif
Le bloc Récapitulatif des frais détaille ce qui est dû, et le Total dû aujourd'hui. Annoncez ce montant à la famille.
Enregistrez le paiement
| Champ | Précision |
|---|---|
| Caisse / compte de trésorerie | Le compte qui reçoit l'argent — votre caisse, le plus souvent |
| Mode de paiement | Espèces, Carte, Mobile money ou Chèque |
Cliquez sur « Confirmer l'inscription »
Le message « Élève inscrit avec succès » s'affiche.
#Remettre les identifiants
Une fois l'inscription confirmée, l'écran affiche le reçu : la classe de l'élève, le total encaissé, et surtout les identifiants de connexion créés.
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| Identifiants de l'élève | Son identifiant et son mot de passe |
| Identifiants du parent | L'identifiant et le mot de passe du parent, s'il vient d'être créé |
Utilisez Copier l'identifiant et Copier le mot de passe pour les reporter sans erreur.
Pour inscrire l'élève suivant, cliquez sur Nouvelle inscription.
#Si vous ne pouvez pas encaisser
Si la direction ne vous a pas autorisé à encaisser les frais d'inscription, l'inscription s'arrête avant le paiement : « Dossier créé, en attente de paiement ».
« Le matricule et les identifiants de connexion seront générés dès que les frais d'inscription auront été encaissés. »
Orientez la famille vers le poste chargé de l'encaissement : voir Frais d'inscription.
#Si la classe est pleine
Une fenêtre vous prévient : « La classe … est pleine », avec l'effectif et la capacité. « Vous ne pouvez pas inscrire cet élève car la capacité maximale est atteinte. »
Cliquez sur « Demander une extension »
« Vous pouvez envoyer une demande d'extension à la Direction. L'inscription est mise en pause. »
Attendez la réponse
« La Direction a été notifiée de votre demande d'extension de capacité pour la classe … »
Reprenez l'inscription
Une fois la capacité augmentée par la direction, recommencez l'inscription. Sinon, proposez une autre classe du même niveau.
#Si les inscriptions sont closes
« Les inscriptions sont clôturées pour la classe … » : la direction a fermé cette classe aux nouvelles inscriptions. Proposez une autre classe, ou orientez la famille vers la direction.
#En cas de message d'erreur
| Message | Solution |
|---|---|
| « Veuillez sélectionner un parent existant » | Sélectionnez un parent dans les résultats, ou choisissez un autre mode |
| « Cette adresse e-mail est déjà utilisée. » | Le parent a déjà un compte : utilisez Rechercher un parent existant |
| « Aucun frais d'inscription n'est configuré pour ce niveau. Contactez la direction. » | La direction doit définir le tarif d'inscription de ce niveau |
| « Aucune catégorie de transaction n'est configurée pour les frais d'inscription. » | Un réglage manque : prévenez la direction |
| « Aucun compte de trésorerie actif n'a été trouvé » | Aucun compte n'est disponible : prévenez la direction |
| « Aucune année scolaire n'est actuellement en cours. » | L'année scolaire n'est pas activée : prévenez la direction |
#Retrouver une inscription
Toutes les inscriptions faites au guichet figurent dans Élèves inscrits, où vous pouvez aussi les corriger.