Caissier · page 4 sur 6
Frais d'inscription
Encaisser les frais d'inscription d'un élève en attente de paiement, ce qui finalise son inscription et génère son matricule.
#À quoi sert cet écran ?
Certains élèves ont un dossier créé mais pas encore payé. C'est le cas :
- d'un candidat dont la candidature a été approuvée par la direction ;
- d'un élève enregistré par la direction, ou par un caissier qui n'encaisse pas ;
- d'une famille qui revient régler plus tard.
Ces élèves portent le statut En attente de paiement. Cet écran sert à encaisser leurs frais d'inscription, ce qui finalise leur inscription.
#Encaisser les frais d'inscription
Recherchez l'élève
Dans le champ Rechercher un élève en attente de paiement, saisissez son nom, son prénom ou la référence de son dossier. Sélectionnez-le dans les résultats.
Vérifiez le dossier
Contrôlez avec la famille l'identité de l'élève, sa classe et le montant à régler.
Renseignez le paiement
| Champ | Précision |
|---|---|
| Caisse / compte de trésorerie | Le compte qui reçoit l'argent |
| Mode de paiement | Espèces, Carte, Mobile money ou Chèque |
Validez
Le message « Paiement enregistré, inscription finalisée » s'affiche.
Remettez les identifiants
L'écran affiche les identifiants de l'élève, et ceux du parent s'il y a lieu. Copiez-les et remettez-les à la famille avant de quitter l'écran.
Pour traiter le dossier suivant, cliquez sur Encaisser un autre dossier.
#Vous ne trouvez pas l'élève
| Cause possible | Que faire |
|---|---|
| Il n'est plus en attente de paiement | Ses frais ont déjà été réglés : vérifiez dans Élèves inscrits |
| Sa candidature n'est pas encore approuvée | La direction doit d'abord approuver le dossier d'admission |
| Faute d'orthographe dans la recherche | Essayez avec le prénom, ou quelques lettres seulement |
| Il n'a pas encore de dossier | Créez-le avec Inscription sur place |
#En cas de message d'erreur
| Message | Explication |
|---|---|
| « Vous n'êtes pas autorisé à encaisser les frais d'inscription. » | La direction ne vous a pas accordé ce droit |
| « Ce dossier n'est plus en attente de paiement. » | Les frais ont déjà été encaissés, peut-être par un collègue |
| « Aucun frais d'inscription n'est configuré pour ce niveau. Contactez la direction. » | Le tarif d'inscription du niveau n'est pas défini |
| « Cet élève appartient à un autre établissement. » | Vous ne pouvez encaisser que pour votre établissement |
| « Aucune catégorie de transaction n'est configurée pour les frais d'inscription. » | Un réglage manque : prévenez la direction |
#Après l'encaissement
- La transaction apparaît dans votre session de caisse et en Comptabilité.
- L'élève figure dans Élèves inscrits.
- La famille peut désormais se connecter, puis régler les tranches de scolarité.