Caissier · page 5 sur 6
Encaisser la scolarité
Enregistrer le paiement d'une échéance de scolarité, remettre le reçu et retrouver un paiement.
#L'écran de suivi des paiements
En tant que caissier, vous arrivez directement sur le Suivi des paiements. Chaque ligne correspond à une échéance d'un élève : le montant dû après remise, le montant payé, le reste à payer et le statut.
| Statut | Signification |
|---|---|
| À échoir | La date limite n'est pas encore arrivée |
| Partiellement payé | Une partie de l'échéance a été réglée |
| En retard | La date limite est dépassée et un solde reste dû |
| Payé | L'échéance est soldée |
#Trouver l'élève
Dans le champ Rechercher un élève…, saisissez son nom. Pour affiner, utilisez les filtres :
| Filtre | Usage |
|---|---|
| Année scolaire | L'année concernée |
| Période | Un trimestre ou un semestre |
| Niveau, Classe | La classe de l'élève |
| Catégorie | Scolarité, cantine, transport… |
| Statut | Par exemple « En retard » |
#Enregistrer un paiement
Repérez l'échéance à régler
En général la plus ancienne non soldée.
Cliquez sur « Enregistrer un paiement »
Sur la ligne de l'échéance.
Renseignez le règlement
| Champ | Précision |
|---|---|
| Montant du versement | Ce que la famille verse. Il ne peut pas dépasser le solde restant dû |
| Compte de trésorerie | Le compte qui reçoit l'argent |
| Mode de règlement | Espèces, Carte, Mobile money ou Chèque |
Cliquez sur « Confirmer le règlement »
Le message « Paiement enregistré avec succès » s'affiche. L'échéance est mise à jour et la famille est notifiée.
#Un paiement partiel
La famille peut verser moins que le montant de l'échéance : saisissez le montant réellement versé. L'échéance passe à Partiellement payé, et le solde reste dû.
#Plusieurs échéances
Chaque échéance s'encaisse séparément. Si la famille règle deux tranches, enregistrez deux paiements, un sur chaque ligne.
#Bien choisir le mode de paiement
Le mode de paiement détermine les espèces attendues dans votre caisse.
| La famille paie… | Sélectionnez… |
|---|---|
| En billets et pièces | Espèces |
| Par carte bancaire | Carte |
| Par transfert depuis son téléphone | Mobile money |
| Par chèque | Chèque |
#Remettre le reçu
Chaque paiement génère un reçu.
Cliquez sur « Voir les reçus »
Sur la ligne de l'échéance.
Choisissez le format
| Bouton | Usage |
|---|---|
| Aperçu du reçu | Ouvre le reçu pour l'imprimer |
| Télécharger le reçu | Enregistre le fichier PDF |
| Aperçu du reçu mobile, Télécharger le reçu mobile | Un format compact, adapté aux petites imprimantes et aux téléphones |
La famille retrouve aussi le reçu dans son espace : Finances pour le parent, Frais de scolarité pour l'élève.
#Le relevé de compte
Pour une famille qui demande où elle en est, le bouton Relevé de compte produit un document PDF récapitulant, pour l'élève, tout ce qui est dû et tout ce qui a été payé.
#Ce que vous ne pouvez pas faire
Deux actions de cet écran relèvent de la direction :
| Action | Explication |
|---|---|
| Définir les tarifs | L'onglet Tarifs n'est visible que de la direction |
| Accorder une dérogation | Pour un cas particulier — bourse, litige —, orientez la famille vers la direction |
#Vous vous êtes trompé
Une erreur de montant, de mode de paiement ou d'élève ne se corrige pas en enregistrant un second paiement.
- Notez la référence du paiement erroné.
- Prévenez la direction sans attendre : elle peut annuler la transaction en comptabilité.
- Enregistrez ensuite le paiement correct.
#En cas de message d'erreur
| Message | Solution |
|---|---|
| « Le montant saisi dépasse le solde restant dû » | Saisissez un montant inférieur ou égal au solde |
| « Veuillez saisir un montant valide » | Le montant est vide ou nul |
| « Aucune catégorie de transaction n'est configurée pour les paiements de scolarité. » | Un réglage manque : prévenez la direction |
| « Aucun compte de trésorerie actif n'a été trouvé » | Prévenez la direction |
| « Le règlement des frais d'inscription est obligatoire avant d'effectuer tout autre paiement. » | Encaissez d'abord les frais d'inscription |
| Le paiement est refusé sans raison apparente | Vérifiez que votre session de caisse est ouverte |
#Les paiements en ligne
Les parents peuvent aussi payer depuis leur espace. Ces paiements s'enregistrent tout seuls : vous n'avez rien à saisir. Pour vérifier qu'un paiement en ligne est bien arrivé, consultez la rubrique Paiements en ligne de votre menu.